ビジネス英語のメールはどう書くの？
ビジネス英語は、海外移住で役所や企業に問い合わせをするような場合ももちろん使用します。
あまりにカジュアルな英語で書かないようにご注意ください。
ほとんどの人にとって、Eメールはビジネスシーンにおいて最も一般的なコミュニケーションツールです。
だからこそ、正しく使い、意図した通りに読み手に伝わることが重要です。
しかし、一番大事なポイントはこちら！
Keep it simple, keep it brief!
シンプルに、簡潔に。
この記事をお読みいただくと、ビジネス英語を書く際に必要な以下のことがわかります。
この記事で学べること
- 日本語と英語でメール内のルールの違い
- ビジネス英語メールでの【件名】や【書き出し】
- ビジネス英語メールでの本文の書き方やポイント
- ビジネス英語メールでの結びや締め
早速、確認してみましょう。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メールの件名を書く
意外に最初からつまづいてしまう箇所が、件名です。
何のメールか、簡潔にわかるようにしておくのが、返信をしっかり受け取るためのポイントです。
Enquiry / Inquiry about ...についてのお問い合わせ
海外移住をすると、問い合わせをすることが増えます。
ビジネスシーンにおいて使いやすい件名には、「Enquiry / Inquiry about〜」が便利です。
- Enquiry / Inquiry about the shipping cost to Japan
日本までの輸送費についてのお問い合わせ - Enquiry / Inquiry about the last purchase
直近の購入品についてのお問い合わせ
Enquiryはイギリス英語、Inquiryはアメリカ英語と言われます。
どちらでも正しいです。
Regarding... ...について
日本語のメールで、件名でよく見かける、「〜の件」という件名には「Regarding」という前置詞が簡単です。
- Regarding the repair of our bathroom
我が家のバスルームの修理について - Regarding the next marketing meeting
次回のマーケティングのミーティングについて
その他のビジネス英語メール【件名】
返信がいつも遅いような相手や、必ず期限を守ってもらいたい場合は、件名に入れておくのもひとつの手です。
- Please reply by Friday
金曜日までにご返信ください - Reminder: tomorrow's meeting
リマインダ、明日の会議
ビジネス英語メール【件名】で使ってはいけない表現
簡潔で、シンプルであることが大事ですが、こんな件名はやめましょう。
- Thank you + 名前
- How are you?
ビジネスや初めての問い合わせなどで、"Thank you"や"How are you?"などの挨拶を件名に入れるのは、スパムメールと勘違いされる場合があります。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メール冒頭を書く「～様」「～御中」
件名が書けたら、日本語のメールで「～様」「～御中」などにあたる文言を書きます。
メールの冒頭には、必ず「Dear +名前,」を書きます。
相手との関係がフォーマルなものであれば、相手のファミリーネームやタイトル(Dr. / Professorなど）を使うのがベターです。
例文を上げてみます。
- Dear Alley,
- Dear Mrs. Price,
面識があり、会社内でも親しみのある相手であれば、以下のような表現が一般的です。
- Hi Alley,
- Hello Tom,
名前の後に、「,」（コンマ）をつけてくださいね。
相手の名前がわからない場合はどうするの？
いい質問！それが一番困りますよね。
その場合は、
“To whom it may concern,"（関係各位）、または "Dear Sir/Madam,"を使用します。
ビジネス英語メールの本文を書く（冒頭編）
ビジネス英語メールの本文を書く場合は、行を2〜3行開けて書き出します。
こちらから問い合わせをする場合と、相手のメールへ返信を送る場合の2通りのやり方をご紹介します。
問い合わせをする場合
初めてメールでのやりとりを始める場合、会社同士のやりとりでは、自分のことを名乗るのもOKです。
例文です。
- My name is Anna Smith, and I am the Director of ABC company.
私の名前は、アナ・スミスです。ABCカンパニーのディレクターをしています。
あわせてよく使われるフレーズをご紹介します。
This is to inquire about... これは...についての問い合わせです。
面識のない人との最初のメールや、初めて商品やサービスなどについてお問合せする際はこちらを使うといいですね。
例文です。
- This is to inquire about your bank’s newest investment plan.
これは、貴行の最新の投資プランについての問い合わせです。 - This is to inquire about the catering service that you just started.
これは、始まったばかりのケータリングサービスについての問い合わせです。
I'm writing to enquire/inquire about ... ...について問い合わせします。
一般的な表現です。
例文です。
- I'm writing to inquire about new products shipping from England.
イギリスから輸送される新製品についてお問い合わせしたくメールを書いています。 - I'm contacting you to inquire about the replacement of our old dishwasher.
私たちの古い食洗機交換について問い合わせるために連絡しています。
その他の本文書き出し表現
他にも、たくさんのバリエーションがあります。例文です。
- I am writing in/with reference to the retail job position currently open at your store.
現在貴店で募集している販売のお仕事について書いています。 - I am writing with regard to the products that you will release soon.
近々貴社が発売される商品について書いています。 - I am writing to you regarding/concerning our recent purchase.
最近購入したものについて問い合わせさせていただきます。
会社やビジネスシーンにおいては、この限りではありません。
フレキシブルに考えましょう。
返信をする場合
問い合わせに返信する場合は、まずお礼の一行から始めるとよいです。
お礼を言うことで、読み手は安心しますし、より丁寧な印象を与えることができます。
例文です。
- Thank you for contacting ABC Company.
ABC社にお問合せいただき、ありがとうございます。 - Thank you for your prompt reply.
早急なお返事ありがとうございます。 - Thanks for getting back to me.
ご返信ありがとうございます。 - Thanks for getting in touch.
ご連絡ありがとうございます。 - Thank you for reaching out to me.
ご連絡ありがとうございます。
状況に応じて表現を変えて大丈夫です。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メールの本文を書く（文中編）
1行目に上記の事柄を書いたら、すぐに本題に移ってOKです。むしろ、返信の欲しい質問をすぐに投げかけましょう。
そのほうが、読み手が理解しやすく、返信が来やすいです。
メールのやり取りは、シンプルで簡潔に、をお忘れなく。
時間を無駄にせずに、大事な要件に辿り着けるのが喜ばれます。
例文です。
このように、質問は先に。
その後理由をつけくわえる方が、英語メールでは理解してもらいやすい文章になります。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メールの本文を書く（結び編）
本文を簡潔に書いたら、結びを書きます。
日本語メールでは、「よろしくお願いいたします」をメールの結びに使いますよね。
英語メールの場合は、お礼の気持ちをつけます。
もし文頭に”Thank you～”の文があったとしても、最後にもう一度読み手にお礼を言い、丁寧な結びの言葉を添えるのがいいですね。
結びに書く文章の例文です。
- Thank you for your patience and cooperation.
お待ちいただき、ありがとうございます。 - Thank you for your consideration.
ご検討よろしくお願いいたします。 - Thank you for your time in advance.
お時間を頂戴し、ありがとうございます。 - If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.
ご質問やご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。 - I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております。 - You can feel free to contact/call/email/text me.
お気軽にご連絡ください。
この限りではありませんし、状況に応じたフレーズを使いましょう。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メールの署名を書く
英語メールの最後は、自分の名前と一緒に適切な締めを入れて終わりです。
例文です。
- Best/Kind regards,
- Sincerely,
- Thank you,
- Best wishes,
"Cheers"や"Enjoy"は、とてもカジュアルな表現です。アメリカでは頻発するかもしれませんが、欧州では使う相手に気をつけてください。
この後に、名前や会社名をつづけます。
例文です。
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ビジネス英語メールの送信ボタンを押す前に
ビジネス英語メールの送信ボタンを押す前に、もう一度確認をしましょう。
スペルチェックをして、本当に完璧なメールであることを確認してください！
冒頭でも伝えましたが、ビジネス英語の基本中の基本は！
Keep it simple, keep it brief!
シンプルに、簡潔に。
もうひとりで頑張らない
ビジネス英語メールのまとめ
ビジネス英語でメールを書くときの総括ポイントをおさらいしておきます。
ビジネス英語メールは回数を重ねると、パターンが決まってきます。
そこに達するまで、いろんなメールがあると思います。
相手のフォーマルやカジュアルトーンに合わせるのも必要になってきます。
楽しみながら実践で学びましょう。
まとめ
もうひとりで頑張らない
